Samarinda – Sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mengelola kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kalimantan Timur (Kaltim) menjadi lembaga yang menampung segala arsip dari seluruh OPD atau dinas-dinas di lingkungan Provinsi Kaltim.
Biasanya, segala arsip yang sudah tidak aktif di suatu dinas. Akan bermuara di DPK Kaltim. Untuk kemudian dinilai melalui Jadwal Retensi Arsip (JAR) untuk dipertimbangkan akan tetap disimpan atau menjadi arsip usul musnah.
Satu di antaranya yang tengah berproses yaitu Dinas Perkebunan Provinsi Kalimantan Timur. DPK Kaltim menerima pengajuan pemusnahan arsip dari Dinas Perkebunan Kaltim. Terdiri atas ribuan arsip yang berusia lebih dari 10 tahun.
Karena arsip sudah berusia lebih dari 10 tahun. DPK Kaltim akan memusnahkan ribuan arsip Dinas Perkebunan Kaltim. Perkiraan akan dimusnahkan pada tahun depan. Karena saat ini masih dalam proses verifikasi.
Arsiparis Penyelia Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Kaltim, Ana Palyantisari mengatakan saat ini tahapnya masih dalam proses verifikasi.
“Kami mencocokkan dulu daftar arsip dengan fisiknya. Kemudian kita buat timnya juga yang bekerja memisahkan arsip statis dan usul musnah, membuat notulen, juga pertimbangan,” jelas Ana, Kamis 2 November 2023.
Karena saat ini masih dalam tahap verifikasi. Sementara tahun 2023 akan berakhir. Kemungkinan besar pemusnahannya akan dilakukan pada tahun depan. Ana mencatat, arsip yang diajukan sebanyak sekitar kurang lebih 6000-an arsip. Meski jumlah itu belum pasti. Karena hasilnya akan keluar setelah proses verifikasi usai.
Upaya pengajuan arsip ini dilakukan untuk mengatasi penimbunan arsip. Agar yang sekiranya tidak berguna, bisa mengurangi beban penyimpanan, dan menghemat ruangan. Untuk menyimpan dokumen lainnya yang lebih penting untuk diarsipkan. (adv/dpkkaltim)
