Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) telah mengisi materi dalam Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Kecamatan Di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kutai Timur Tahun 2023.
Berlangsung selama dua hari, 9-10 November 2023. Di MidTown Hotel Samarinda. Peserta yang hadir merupakan para staf dari kantor Kecamatan Bengalon.
Arsiparis Ahli Muda Dewi Susanti selaku pemateri memberi berbagai catatan agar OPD di tingkat bawah itu ikut melakukan tertib dalam penataan dan pengelolaan arsip.
Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim Dewi Susanti mengimbau kepada Kecamatan Bengalon terkait beberapa hal. Di antaranya merapikan arsip dan mengelolanya di record center.
“Jadi supaya bidang-bidang tertib arsipnya dan tidak berantakan. Arsip yang minimal di bawah tahun 2020 wajib diserahkan ke record center untuk disimpan.”
“Tapi dengan syarat arsip itu sudah dibenahi masuk folder, masuk box arsip, dibuatkan daftar arsipnya, berita acara,” jelas Dewi pada Jumat 10 November 2023.
Dewi juga meminta agar pihak kecamatan melengkapi semua instrumen kearsipan. Sesuai dengan aturan yang ada. Sehingga pakem yang digunakan oleh semua bidang sudah sama dan saling tersinkron. Menurut Dewi, upaya tertib arsip ini dampaknya akan membuat lingkungan kerja di Kecamatan Bengalon menjadi lebih rapi dan nyaman. Tidak ada tumpukan kertas yang menganggur atau tertumpuk tidak digunakan.
“Semua bergerak serentak. Untuk masing-masing gerakan tertib arsip. Ruang kantor nyaman, nggak sumpek dan penuh,” tambahnya.
Selain itu, karena peserta yang hadir dari bidang yang bervariasi dan tidak hanya kearsipan. Arsip Ahli Muda itu mengingatkan pentingnya kearsipan bagi seluruh individu. Karena sebagai ASN tidak bisa dilepaskan dari mutasi sewaktu-waktu.
“Penetapan SDM kearsipan secara lebih fokus dan profesional. Siapapun dan di manapun ketika menduduki atau memangku jabatan apapun di situ arsip tolong dibenahi jadi nanti menyerahkan ke record center sudah dibenahi,” terang Dewi dalam penyampaian materinya. Sehingga Dewi menilai, pengelolaan arsip bukan hanya tanggung jawab pihak kearsipan atau tenaga arsip. Tapi seluruh bidang juga bisa membantu pengelolaan yang rapi dan dimulai dari bidang masing-masing.
Terakhir Dewi juga mengingatkan pentingnya penyerahan arsip ke lembaga arsip daerah di Kabupaten Kutai Timur sebagai lembaga pengelolaan di tingkat daerah. “
Yang di bawah tahun 2010 sudah tidak ada di kecamatan, harus ada di lembaga kearsipan daerah. Diserahkan kes ana. Tapi akan diakuisisi kalau rapi. Jadi selaku camat menyerahkan ke DPK Kutai Timur,” pungkasnya (adv/dpkkaltim)
